Дистанционная работа: документы работодателя

Глава 49.1 Трудового кодекса описывает три режима: постоянную дистанционную работу, временную (на срок до шести месяцев) и периодическую — чередование удалённой работы и работы в офисе, то есть гибридный формат. Все три оформляются документально, и «мы просто договорились» не работает: без документов работник считается работающим на своём обычном рабочем месте со всеми последствиями по учёту времени, охране труда и оплате.

Отдельно стоит режим временного перевода по инициативе работодателя в исключительных случаях — катастрофа, авария, эпидемия — когда согласие работника не требуется, но требуется локальный акт с обоснованием и порядком.

Как оформить

При приёме на работу — трудовой договор с условием о дистанционной работе. В нём указывается режим: постоянный, временный или периодический, а также порядок взаимодействия.

При переводе действующего работника — дополнительное соглашение к трудовому договору. Одностороннего приказа недостаточно: изменение условий требует соглашения сторон. Приказ издаётся как распорядительный документ на основании соглашения, а не вместо него.

Место работы в договоре указывается — это остаётся обязательным условием. Практика допускает указание населённого пункта, в котором работник исполняет обязанности. Смена работником города или страны без уведомления работодателя создаёт проблемы: от налогового резидентства до применимого трудового законодательства.

Порядок взаимодействия — то, ради чего документ и нужен: способы связи, режим доступности, сроки ответа на сообщения, порядок постановки задач и отчётности, порядок вызова в офис.

Электронный документооборот и подписи

Статья 312.3 допускает обмен документами в электронном виде. Форма подписи зависит от документа: трудовой договор, дополнительное соглашение о дистанционной работе, договор о материальной ответственности и приказ об увольнении подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя и усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной подписью работника.

Остальные документы могут подписываться в порядке, установленном локальным актом при введении кадрового электронного документооборота по статьям 22.1–22.3 Кодекса.

Обмен по электронной почте и в мессенджерах допустим, если порядок такого обмена и подтверждения получения закреплён в договоре или локальном акте. Без этого «я отправил в мессенджер» доказательством не является.

Оборудование и расходы

Работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации. Если работник с согласия работодателя использует своё оборудование, работодатель выплачивает компенсацию и возмещает расходы: размер, порядок и сроки определяются коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или соглашением.

Это не благотворительность, а обязанность. Отсутствие компенсации — нарушение, а её размер, не подтверждённый расчётом, вызывает вопросы налоговой: компенсация не облагается налогом и взносами в пределах документально обоснованных сумм.

Охрана труда: сокращённый объём

Для дистанционных работников обязанности работодателя по охране труда ограничены статьёй 312.7: расследование и учёт несчастных случаев, выполнение предписаний надзорных органов, обязательное социальное страхование, ознакомление работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием, рекомендованным или предоставленным работодателем.

Спецоценка рабочих мест дистанционных работников не проводится — рабочее место у них не создаётся работодателем.

Отсюда практический вывод: не переносите в положение о дистанционной работе весь объём офисных требований по охране труда, но и не забывайте про ознакомление с требованиями по работе с предоставленным оборудованием.

Особые основания увольнения

Статья 312.8 добавляет два основания, которых нет для обычных работников.

Первое: работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса — если более длительный срок не установлен договором. Именно поэтому порядок взаимодействия и сроки ответа должны быть в документах: без них доказать нарушение невозможно.

Второе: при постоянной дистанционной работе — изменение работником местности выполнения работы, если это влечёт невозможность исполнения обязанностей на прежних условиях.

Оба основания требуют документального подтверждения: журнал или переписка с запросами, акты об отсутствии ответа, уведомления.

Комплект документов

• Положение о дистанционной (удалённой) работе — общий порядок для организации.
• Трудовой договор с условием о дистанционной работе либо дополнительное соглашение к действующему.
• Приказ о переводе на дистанционную работу и заявление работника.
• Порядок взаимодействия: способы связи, режим доступности, отчётность.
• Локальный акт о кадровом электронном документообороте и согласия работников.
• Соглашение об использовании личного оборудования и порядок компенсации с расчётом.
• Документы по охране труда в сокращённом объёме: ознакомление с требованиями по работе с оборудованием.
• Согласие на обработку персональных данных в части, связанной с удалённым режимом.
• Формы запросов и актов для фиксации взаимодействия.

Отдельно про учёт рабочего времени: дистанционный работник подчиняется режиму, установленному договором или локальным актом; если режим не установлен, он определяет время работы по своему усмотрению. Это не отменяет обязанность вести табель — а значит, в документах должно быть описано, откуда берутся данные для табеля при свободном режиме.

Ещё один вопрос, который стоит закрыть заранее, — работа в выходные и ночью. Дистанционный формат создаёт иллюзию доступности круглосуточно, но нормы о сверхурочной работе и работе в выходные действуют в полном объёме, и переписка в мессенджере в воскресенье при споре становится доказательством привлечения к работе.

Ошибки, которые дорого стоят

1. Перевод приказом без соглашения. Изменение условий в одностороннем порядке незаконно.
2. Нет порядка взаимодействия. Уволить за «пропажу» работника невозможно.
3. Компенсация за своё оборудование не выплачивается. Прямое нарушение статьи 312.6.
4. Учёт рабочего времени не ведётся. Табель обязателен и для дистанционных работников.
5. Работник уехал за границу. Возникают вопросы применимого права, налогового резидентства и уплаты налога — режим требует пересмотра.
6. Электронные документы без подписей. Договоры и соглашения подписаны сканами без квалифицированной подписи.
7. Гибрид не оформлен. Работник два дня в офисе, три дома — периодический режим не описан ни в одном документе.

Отдельного внимания заслуживает временный перевод по инициативе работодателя в исключительных случаях, предусмотренный статьёй 312.9: он возможен без согласия работника при катастрофе, аварии, эпидемии и по решению органов власти. Оформляется локальным актом с указанием причин, срока, списка работников, порядка обеспечения оборудованием и режима взаимодействия. По окончании обстоятельств работник возвращается к прежнему режиму без дополнительных документов.

Когда нужен юрист

Комплект форм закрывает обычный перевод и приём на дистанционную работу в пределах страны. Отдельная работа нужна: при работниках за рубежом — там меняется и налогообложение, и применимое право, и сама возможность трудового договора; при дистанционной работе с доступом к охраняемой законом тайне; при массовом временном переводе по инициативе работодателя; при совмещении дистанционного режима с разъездным характером работы.

Если ситуация стандартная, комплект удобнее взять готовым: в конструкторе документов для дистанционной работы — положение, дополнительное соглашение, заявление и приказ о переводе, порядок взаимодействия, соглашение об использовании личного оборудования и формы запросов, с реквизитами организации во всех документах. Смежные материалы: общий режим работы — в разборе правил внутреннего трудового распорядка, обработка данных работника — в статье о персональных данных работников, оплата и надбавки — в материале о положении об оплате труда.

Практический порядок внедрения: сначала положение о дистанционной работе, затем локальный акт об электронном документообороте и согласия работников, затем соглашения с конкретными людьми и приказы. В обратном порядке документы приходится переподписывать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников», ст. 312.1–312.9.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 22.1–22.3 — электронный документооборот в сфере трудовых отношений; ст. 214 — обязанности работодателя в области охраны труда.
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Налоговый кодекс РФ, ст. 217, 422 — компенсации за использование личного имущества работника.