Положение о подотчётных лицах: что включить и зачем

Подотчётные суммы — деньги, выданные работнику на расходы организации: покупку материалов, оплату услуг, командировочные, представительские. Порядок выдачи и отчётности регулируется указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций и общими нормами о первичных документах.

Собственного положения закон не требует, но без него организация каждый раз решает одни и те же вопросы заново: кому можно выдавать, на какой срок, что считать подтверждающим документом, что делать с невозвращённым остатком. А налоговая проверка задаёт эти вопросы в другой формулировке: почему выданные суммы не признаны доходом работника с удержанием налога.

Как выдаются деньги

Основание выдачи — распорядительный документ работодателя либо письменное заявление работника с визой руководителя. С 2017 года указание Банка России допускает выдачу по распорядительному документу без заявления, и большинство организаций перешли на этот вариант: приказ или служебная записка с суммой, целью и сроком.

С 2017 года также снято ограничение, запрещавшее выдавать новую сумму до полного отчёта по предыдущей. Формально теперь это возможно, но организации обычно сохраняют запрет в своём положении — иначе задолженность работников превращается в неуправляемую.

Способ выдачи — наличными из кассы либо перечислением на карту. При перечислении на личную карту в положении фиксируется, что это подотчёт, а не выплата: назначение платежа должно прямо указывать на подотчётные суммы, иначе налоговая рассматривает перевод как доход.

Сроки и авансовый отчёт

Срок, на который выдаются деньги, устанавливает руководитель — в приказе или в положении. Работник обязан представить авансовый отчёт в срок, установленный руководителем, а по возвращении из командировки — в срок, установленный положением о командировках.

Авансовый отчёт — первичный учётный документ. Форма АО-1 обязательной не является с 2013 года, но она удобна и привычна; организация вправе разработать свою, соблюдая обязательные реквизиты статьи 9 закона о бухгалтерском учёте.

К отчёту прикладываются подтверждающие документы: кассовые чеки, товарные чеки, накладные, акты, квитанции, билеты, счета. Требования к чекам жёсткие: чек должен содержать наименование товара или услуги. Чек с формулировкой «товар» без расшифровки не подтверждает расход — это самая частая претензия при проверке.

Остаток неизрасходованной суммы возвращается в кассу или на счёт; перерасход возмещается работнику после утверждения отчёта.

Подотчёт и корпоративные карты

Корпоративная карта, привязанная к счёту организации, юридически не отменяет подотчёт: работник, оплативший ею покупку, отчитывается так же, как за наличные. Разница только в том, что деньги не выдаются заранее — расход происходит сразу.

В положении описывается: кому выдаются карты, лимиты по суммам и категориям операций, запрет на снятие наличных без согласования, срок представления документов по каждой операции, порядок действий при утрате карты и при спорной операции.

Отдельная сложность — выписка банка не заменяет подтверждающие документы. Она доказывает факт платежа, но не то, что было куплено и для чего. Поэтому чек с наименованием товара обязателен и здесь.

Вторая частая ошибка — оплата картой личных покупок с последующим возвратом. Даже при возврате денег операция остаётся в учёте и требует объяснения; чистое решение — прямой запрет в положении и удержание при нарушении.

Что делать с невозвращёнными суммами

Если работник не отчитался и не вернул деньги в срок, у работодателя есть месяц со дня окончания срока для принятия решения об удержании из заработной платы (статья 137 ТК РФ). Удержание производится при условии, что работник не оспаривает основание и размер; общий размер удержаний ограничен долей заработка.

Пропуск месячного срока или несогласие работника закрывают путь к удержанию — остаётся взыскание в судебном порядке.

Отдельный налоговый риск: если организация не приняла мер к возврату и списала долг, сумма признаётся доходом работника, и с неё удерживается налог на доходы физических лиц и начисляются страховые взносы. Именно поэтому положение должно описывать порядок действий при просрочке — это защищает и работника, и организацию.

Что писать в положении

Перечень подотчётных лиц — должности, которым разрешена выдача, с лимитами сумм; утверждается приказом и пересматривается при кадровых изменениях.
Цели, на которые выдаются средства, и запрещённые цели.
Порядок выдачи: основание, форма распорядительного документа, способы перечисления.
Сроки: на какой срок выдаются деньги по видам расходов, срок представления отчёта.
Требования к подтверждающим документам — с примерами того, что принимается, а что нет.
Порядок утверждения отчёта и сроки расчётов по остатку и перерасходу.
Порядок действий при непредставлении отчёта — уведомление, удержание, взыскание.
Особенности представительских расходов — их состав и подтверждение отдельно регулируются налоговым законодательством.
Порядок использования корпоративных карт, если они применяются.

Ошибки, которые видит проверка

Нет перечня подотчётных лиц. Деньги выдаются кому угодно, лимитов нет.
Отчёты сдаются с опозданием на месяцы. Задолженность копится, мер не принимается — риск переквалификации в доход.
Чеки без наименования товара. Расход не подтверждён.
Перевод на карту без указания назначения. Налоговая считает это выплатой в пользу работника.
Отчёт без приложений. Суммы указаны, документов нет.
Расходы не связаны с деятельностью. Покупки, которые невозможно соотнести с работой организации.
Удержание без соблюдения процедуры. Приказ издан позже месячного срока или без согласия работника.

Когда нужен бухгалтер-консультант

Комплект форм закрывает обычную организацию с наличным и безналичным подотчётом. Отдельная работа нужна: при активном использовании корпоративных карт с большим числом операций; при представительских расходах, которые нормируются для налога на прибыль; при подотчёте в иностранной валюте и зарубежных командировках; при расчётах через подотчётных лиц с самозанятыми и физическими лицами, где возникают обязанности налогового агента.

Если задача — навести порядок и защититься от переквалификации, комплект удобнее взять готовым: в конструкторе положения о подотчётных суммах — само положение, приказ об утверждении, перечень подотчётных лиц, заявление на выдачу, журнал учёта выданных сумм и формы уведомлений о задолженности, с реквизитами организации во всех документах. Смежные материалы: командировочные расходы — в разборе положения о командировках, система оплаты и удержаний — в статье о положении об оплате труда, а учётные правила — в материале об учётной политике на УСН.

Практический ориентир по срокам: три рабочих дня на представление отчёта после истечения срока, на который выданы деньги, — привычная норма, унаследованная от прежних правил. Закон её больше не устанавливает, но использовать её как ориентир в своём положении удобно: она понятна и работникам, и проверяющим.

Отдельно стоит закрепить порядок для предпринимателя: индивидуальный предприниматель вправе не вести кассовые документы, но если он выдаёт деньги работникам, порядок подотчёта ему нужен по тем же причинам — подтверждение расходов и защита от переквалификации выплат в доход.

Нормативная база

Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», ст. 9 — обязательные реквизиты первичных документов.
Трудовой кодекс РФ, ст. 137 (удержания из заработной платы), 138 (ограничение размера удержаний), 248 (порядок взыскания ущерба).
Налоговый кодекс РФ, ст. 210, 226 — доход физического лица и обязанности налогового агента; ст. 264 — представительские расходы.