Материальная ответственность работника: документы

Работник обязан возместить работодателю причинённый прямой действительный ущерб (статья 238 ТК РФ). Но по общему правилу — только в пределах среднего месячного заработка (статья 241). Полная материальная ответственность, при которой ущерб возмещается целиком, наступает лишь в случаях, прямо перечисленных в статье 243 Кодекса, и один из них — наличие письменного договора о полной материальной ответственности.

Отсюда практический вывод, который разрушает распространённое заблуждение: договор о полной материальной ответственности нельзя заключить с кем угодно. Перечень должностей и работ, при выполнении которых он допускается, утверждён постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85, и он закрытый. Договор, заключённый с работником вне перечня, недействителен, а взыскание по нему — незаконно.

Кто попадает в перечень

В перечне — должности, связанные с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества: кассиры, контролёры, заведующие складами и кладовыми, руководители торговых организаций и их заместители, заведующие аптеками, экспедиторы по перевозке, кладовщики, продавцы, товароведы.

Отдельно перечислены работы: по приёму и выплате платежей, по обслуживанию торговых автоматов, по приёму на хранение и отпуску материальных ценностей, по изготовлению и хранению драгоценных металлов, по перевозке грузов.

Типовые ошибки — договоры с водителями, менеджерами по продажам, системными администраторами, дизайнерами, бухгалтерами. Ни одной из этих должностей в перечне нет. Ущерб с них взыскивается по общим правилам — в пределах среднего заработка, если нет другого основания полной ответственности из статьи 243: умысел, опьянение, преступление, административное правонарушение, разглашение тайны, ущерб не при исполнении обязанностей.

Отдельное правило для главного бухгалтера и заместителя руководителя: полная ответственность может быть установлена трудовым договором, а не отдельным договором о материальной ответственности.

Индивидуальная и коллективная ответственность

Индивидуальный договор заключается, когда конкретный работник обслуживает вверенные ему ценности и можно разграничить его ответственность.

Коллективная (бригадная) вводится, когда разграничить невозможно: несколько человек работают со сменяющимся составом на одном складе, в одной торговой точке. Процедура сложнее: издаётся приказ об установлении коллективной ответственности, договор заключается со всеми членами коллектива, при смене руководителя коллектива или выбытии более половины состава договор перезаключается, а при приёме нового работника он подписывает действующий договор.

Ключевая особенность: при коллективной ответственности работник освобождается от возмещения, если докажет отсутствие своей вины. Степень вины каждого определяется соглашением или судом.

Как оформить взыскание

Порядок описан статьёй 247 и нарушается чаще всего.

Шаг 1 — установить размер ущерба. Проводится инвентаризация; недостача подтверждается инвентаризационными описями и сличительными ведомостями. Размер определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости по данным учёта (статья 246).

Шаг 2 — провести проверку. Работодатель обязан создать комиссию и установить причины ущерба. Оформляется приказом и актом.

Шаг 3 — истребовать объяснение. Письменное объяснение работника обязательно; при отказе составляется акт. Пропуск этого шага — самостоятельное основание для отмены взыскания судом.

Шаг 4 — принять решение. Приказ о взыскании издаётся не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Удержание допустимо в пределах среднего месячного заработка; свыше — только с согласия работника или через суд.

Шаг 5 — ознакомить работника с материалами проверки: он вправе знакомиться и обжаловать.

Работодатель вправе отказаться от взыскания полностью или частично (статья 240) — это оформляется решением, а не молчанием.

Когда работник не отвечает

Статья 239 называет обстоятельства, исключающие ответственность: непреодолимая сила, нормальный хозяйственный риск, крайняя необходимость или необходимая оборона, неисполнение работодателем обязанности обеспечить надлежащие условия для хранения имущества.

Последнее — самая частая причина проигрыша работодателя в суде. Склад без замка, отсутствие охраны, доступ посторонних, неисправная сигнализация, работа нескольких смен без разграничения — всё это доказывает, что условия для сохранности не обеспечены, и взыскание отменяется.

Комплект документов

• Перечень должностей и работ, с которыми заключаются договоры, утверждённый приказом.
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности — по типовой форме из постановления № 85.
• Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности и приказ об установлении коллективной ответственности с составом.
• Приказ о назначении материально ответственных лиц и акты приёма-передачи ценностей при смене.
• Документы инвентаризации: приказ, описи, сличительные ведомости.
• Приказ о создании комиссии по расследованию и акт проверки.
• Требование о представлении объяснения и объяснительная либо акт об отказе.
• Приказ о взыскании и расчёт суммы удержания.
• Соглашение о добровольном возмещении с рассрочкой — если работник согласен.

Что относится к прямому действительному ущербу

Взыскать можно только прямой действительный ущерб: реальное уменьшение или ухудшение имущества работодателя либо необходимость затрат на его восстановление или приобретение, а также затраты на возмещение ущерба третьим лицам.

Неполученные доходы — упущенная выгода — с работника не взыскиваются никогда, это прямой запрет статьи 238. Поэтому требования вида «из-за твоей ошибки мы потеряли контракт» юридически ничтожны.

К прямому ущербу относятся: недостача ценностей, порча имущества, утрата документов, штрафы, уплаченные организацией по вине работника, суммы возмещения вреда третьим лицам. К нему не относятся: снижение выручки, потеря клиента, простой без порчи имущества.

Отдельно про нормальный хозяйственный риск: если работник действовал в рамках современных знаний и опыта, принял меры для предотвращения ущерба и объектом риска были материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей, ответственность не наступает.

Ошибки, из-за которых взыскание отменяют

1. Договор с должностью вне перечня. Недействителен целиком.
2. Инвентаризация не проведена или проведена с нарушениями. Размер ущерба не доказан.
3. Объяснение не истребовано. Процедурное нарушение, достаточное для отмены.
4. Пропущен месячный срок для приказа о взыскании.
5. Удержано больше среднего заработка без согласия и без суда.
6. Условия хранения не обеспечены. Работник освобождается от ответственности.
7. Коллективный договор без приказа и без перезаключения при смене состава.

Когда нужен юрист

Комплект форм закрывает типовые ситуации: касса, склад, торговая точка, экспедиция. Юрист нужен: при крупном ущербе, где спор неизбежен; при коллективной ответственности со сложным разграничением вины; при ущербе, связанном с преступлением или административным правонарушением; при взыскании с уволившегося работника; при ущербе третьим лицам, возмещённом работодателем и предъявленном работнику в порядке регресса.

Если ситуация стандартная, комплект удобнее взять готовым: в конструкторе документов о материальной ответственности — договоры индивидуальной и коллективной ответственности, перечень должностей, приказы о назначении и об установлении коллективной ответственности, формы актов, требований об объяснении и расчёта ущерба, с реквизитами организации во всех документах. Смежные материалы: дисциплина и правила работы — в разборе правил внутреннего трудового распорядка, удержания и расчёты — в статье о положении об оплате труда, обязанности работника — в должностной инструкции.

Отдельно про сроки обращения в суд: работодатель вправе обратиться с иском о возмещении ущерба в течение одного года со дня обнаружения ущерба. Срок сокращённый, и пропускают его чаще всего в надежде договориться миром.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 232, 238 (обязанность возместить ущерб), 239 (обстоятельства, исключающие ответственность), 240–243 (пределы и случаи полной ответственности), 244, 245 (письменные договоры, коллективная ответственность), 246–248 (определение размера, порядок взыскания).
• Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров».
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причинённый работодателю».